Многие люди убеждены, что если бы в сутках было не 24 часа, а больше, то справляться с повседневными задачами стало бы проще.
Однако специалисты в области тайм-менеджмента утверждают, что суть проблемы заключается не в количестве, а в рациональности использования рабочего времени.
Как научиться эффективно составлять свой график, чтобы больше успевать и сохранять оптимальный уровень продуктивности — попробуем разобраться в нашем материале.
Основные способы рационального управления временем
Наверняка каждый был в ситуации, когда трудовой процесс только начался, а рабочий день уже подходит к концу. В итоге большая часть планов остается невыполненной из-за каких-либо побочных факторов, и человек впадает в состоянии стресса (если, конечно, дорожит своей работой). Это чревато ухудшением отношений с руководством, партнерами, клиентами и т.д.
Чтобы избежать таких последствий и успевать с выполнением поставленных задач, следует придерживаться нескольких простых рекомендаций.
Научитесь расставлять приоритеты
Как говорил известный писатель и бизнесмен Стивен Кови: «Важно не сделать приоритетом расписание, а расписать сами приоритеты». Распределение задач по степени важности помогает более четко прогнозировать, в какой срок они будут выполнены.
Эта методика заложена в основу концепции «матрицы срочности и важности». Ее суть заключается в разбивке задач на категории:
- важно и срочно — должны быть выполнены качественно и безотлагательно;
- важно и не срочно — требуют обязательного решения, но не в спешном порядке;
- не важно и срочно — нуждаются больше в скорости выполнения, чем в качестве;
- не важно и не срочно — могут подождать и не требуют особых усилий.
Концентрируйте внимание на рабочих процессах
Ограничьте влияние факторов, которые раздражают или отвлекают вас от работы. Отключите телефон или хотя бы выключите звук, не занимайтесь скроллингом социальных сетей и реже проверяйте электронную почту. Также постарайтесь не решать несколько задач одновременно.
Чтобы эффективно справляться со своими обязанностями, вам следует нацелиться на решение конкретных рабочих вопросов. Созваниваться с близкими, читать публикации и отвечать на сообщения можно в перерывах или в вечернее время, когда все запланированное выполнено.
Поддерживайте уровень продуктивности
Приступая к работе, подготовьте почву и создайте условия, в которых вы будете чувствовать себя комфортно:
- продумайте, как решить самые важные вопросы;
- определите второстепенные задачи;
- организуйте рабочее место;
- настройтесь на рабочий лад.
При таком подходе можно полноценно сосредоточиться и погрузиться в трудовой процесс. Также важно соблюдать правильный режим дня и избегать стрессовых ситуаций. Уделяйте внимание качеству своего сна, отдыха и питания. От этого зависит уровень вашей работоспособности, активности и мотивации.
Планируйте рабочие задачи
Приучите себя составлять полный список дел на день. Желательно делать это с вечера. Если какие-то планы меняются, что бывает достаточно часто, вносите необходимые корректировки. Для этого можно использовать как обычный блокнот, так и базовые компьютерные программы (Word, Excel).
Также отлично подойдут современные таймеры и мобильные приложения, которые устанавливаются на смартфон. Некоторые из них платные, но стоят потраченных денег. Можно выбрать любой вариант. Главное, чтобы вам было комфортно и удобно следовать обозначенному графику.
Делайте перерывы
Работать эффективно вовсе не означает, что нужно корпеть не поднимая головы. Периодически делайте паузы. Это положительно скажется на вашей продуктивности. Во время перерыва постарайтесь принести пользу своему организму и душевному состоянию: прогуляйтесь на свежем воздухе, сделайте несколько физических упражнений или послушайте музыку с закрытыми глазами.
Используя эти простые советы, вы сможете не только поддерживать уровень работоспособности, но и поднять себе настроение.
Надеемся, что данная информация будет для вас полезной! Учитесь грамотно расставлять приоритеты и распоряжаться своим временем! И пусть каждый ваш рабочий день будет успешным и плодотворным!
