Несмотря на усиленный режим работы, что характерно для большинства современных людей, многие из нас продолжают страдать от регулярной нехватки времени для выполнения поставленных задач. Иногда кажется, что если бы в сутках было больше часов, то работа выполнялась бы более эффективно.
Тем не менее для того, чтобы все успевать, достаточно лишь рационально использовать свое рабочее время. Как научиться правильно распоряжаться своим рабочим временем, проанализируем далее.
Методы рационального использования рабочего времени
Если вы устали от постоянных отсрочек дедлайнов и критической нехватки рабочего времени, вам помогут некоторые полезные советы и рекомендации по эффективному планированию вашего дня. Среди них можно выделить несколько основных направлений, на которые стоит обратить особое внимание при необходимости совершенствования рабочего процесса:
- оптимальное соблюдение дневного режима;
- корректная организация рабочего времени;
- достаточный уровень продуктивности;
- правильное планирование дня.
Что же конкретно необходимо предпринять, чтобы успевать выполнить достаточное количество задач и проводить рабочее время максимально продуктивно?
Тайм-менеджмент как основа организации работы
Для многих тайм-менеджмент все еще кажется чем-то нереальным и вымышленным. Суть данного термина заключается в правильном и организованном планировании собственного времени. Его можно условно разделить на отдельные составляющие, такие как: постановка цели, составление списка приоритетности задач и планирование времени. Однако действенны они будут только при комплексном применении.
Прежде всего, необходимо составить детальный список необходимых дел, запланированных встреч и мероприятий на последующий день. Лучше всего проводить такую процедуру еще с вечера. Таким образом, вы проанализируете, на каком этапе выполненных работ сейчас находитесь, и сможете оценить свои возможности. Для этого можно использовать старую тетрадь или блокнот, специальный планер или приложение в телефоне (ноутбуке), по вашему желанию.
Затем все задания и важные задачи формируются в специальный список в порядке приоритетности — от наиболее важных и срочных до менее весомых, которые могут подождать до конца дня. При этом важно продумать конечную цель, ради которой проделывается, собственно, весь путь организации рабочего процесса.
От правильной постановки целей проектов напрямую зависит результативность работы. Кроме того, важная и значимая цель придает достаточной мотивации для поддержания тонуса и продуктивности во время трудовых будней.
Организация и повышение работоспособности
Перед работой нужно тщательно продумать все важные моменты, очистить рабочее место от лишних вещей и освободить голову от ненужных мыслей. Только так вы сможете полностью сосредоточиться на заданиях и погрузиться в дела.
Весьма важно соблюдать режим дня и избегать неприятностей. Нервный работник после бессонных ночей способен показать критически низкий уровень продуктивности или вовсе не закончить полноценный рабочий день из-за нехватки сил и рассеянного внимания. Старайтесь регулярно высыпаться, избегать стрессовых ситуаций и правильно питайтесь. Тогда ваша работоспособность значительно возрастет.
Немаловажным фактором являются моменты, отвлекающие внимание. Основные из них: режим многозадачности, телефонные звонки и «зависание» в соцсетях. Не зря говорят, что за двумя зайцами угнаться невозможно. Приступив к одному заданию, доведите его до конца, и только тогда переходите к другим задачам.
Если вам не предстоит ждать особо важного телефонного звонка по работе или семейным обстоятельствам, лучше всего отключить звук в телефоне на время выполнения заданий, и перезвонить друзьям и знакомым в свободное время. Социальные сети (электронную почту, приложения, игры и т.д.) можно просмотреть в перерывах между работой в качестве разгрузки мозга или же вечером, в конце трудового дня. Дело в том, что во время выполнения рабочих задач, постоянная проверка почты, сообщений и других отвлекающих факторов рассеивает внимание и сбивает вас с толку.
Старайтесь избегать хаотичности в рабочем процессе. Придерживайтесь простых правил и рекомендаций для рациональной организации своего времени, и вы сможете выполнять все задачи качественно, своевременно и в удовольствие.
